絶賛子育て中で、更新遅くなり申し訳ございません。
今回は書類整理について紹介いたします。
教員の仕事はさる先生こと坂本先生のお言葉を借りれば「紙々との戦い」です。とにかく毎日押し寄せる紙＆紙＆紙。どれに何が書いてあるのかわからず、必要書類も行方不明。年度末はたまった書類の整理・・・。あぁ・・・書類の整理にどれだけ時間を割かれるのやら・・・。
書類を「すぐに出せる」「捨てる」仕組みをつくることで仕事を効率化していきましょう。
そこで今回は書類の整理に使える技を紹介いたします。
まずはお金と使える環境があれば試していただきたい２つです。
①タブレットで書類を写真にとり、書類はすぐに捨てる。
②ハンディスキャナーで取り込み、書類をすぐに捨てる。
です。どちらもお金がかかり、機械の操作の時間などがかかりますが、一度覚えてしまえば書類との戦いはほぼ勝ちに等しいです。
「そんなお金もないよ～・・・」
と聞こえてきそうなので、
今回は手軽に手に入る、「クリアファイル」「付箋」を使った整理を紹介します。
クリアファイルに付箋を次のように貼ります。
クリアファイルに貼った付箋には
・入っている中身
・クリアファイルを作った日付
を書きましょう。クリアファイルに日付を書く理由はこのあと紹介します。
必ず１つの項目で１つのクリアファイルをつくりましょう。
細かくつくるほど「取り出す」のと「捨てる」のが楽になります。
そして作成したクリアファイルは立てて保存しましょう。
クリアファイル同士を重ねてしまうと下のほうはほとんど見なくなります。見なくなると入れ替わりの効率が悪くなり、不必要なものが増えていきます。
「締切あり書類」専用クリアファイルを作ると結構便利ですよ。おすすめです。
「捨てる」仕組みも大切です。
・行事などが終わったらすぐに中身を捨てる。
・作成日付から１ヶ月(１週間)触れていないものは捨てる。
・熟考して捨てる必要がないものはファイリングをする。
これらを決めて守ることで書類の量は減り、かなり書類整理が楽になります。
ぜひ参考になさってください。
今回の実践は以下の書籍を参考にしました。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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